ナレッジで自分の資料に沿って答えさせる

文書をアップロードし、決まった回答の Q&A を書き、検索できるチームを決めて、使うアシスタントを選びます。

ナレッジに入るもの#

コンソールの「ナレッジ」を開くと、2 種類のデータがあります。

• 文書：アップロードした Markdown、テキスト、PDF。アシスタントは回答のたびに質問に関係する段落を探し、その内容を引用します。
• Q&A：あなたが自分で書いた質問と回答。アシスタントは毎回の回答でこれを参照できるので、「この質問には必ずこう答える」という場合に向いています。

ナレッジはワークスペース全体のものです。入れたデータは自動では使われず、アシスタントの設定で選ぶと、そのアシスタントが参照するようになります（アシスタントにナレッジを使わせるを参照）。

誰が何をできるか#

一般のメンバーが「ナレッジ」を開くと、ページ上部に「ここを変更できるのはワークスペースのオーナーと管理者のみです。閲覧はできますので、変更が必要な場合は依頼してください。」と表示され、文書と Q&A を追加するフォームは表示されません。

文書を追加する#

1. 「ナレッジ」を開き、「ドキュメントを追加」までスクロールします。
2. 「ドキュメントのタイトル」を入力します。最大 200 文字です。
3. 「内容」にテキストを貼り付けるか、「ファイルを選択」で .md、.markdown、.txt、.pdf のファイルを 1 つ選びます。ファイルを選んだときにタイトルが空なら、ファイル名が自動で入ります。
4. 「対象」で「このワークスペースの全員」または「指定したチームのみ」を選びます（検索対象を参照）。
5. 「ナレッジベースに追加」を選びます。

貼り付けたテキストに Markdown の見出し（# で始まる行）があれば Markdown として扱われ、見出しごとに段落に分けられます。見出しがなければテキストとして扱われます。

アップロードした文書は「文書」の表に表示され、「ステータス」は「待機中」から「整理中」に変わり、最後に「利用可能」か「失敗」になります。アシスタントが使うのは「利用可能」の文書だけです。

整理に失敗した場合は、タイトルの下に理由が表示され、横に「再試行」ボタンがあります。よくある原因は、PDF から取り出せるテキストがないことです。スキャンした PDF や画像だけの PDF がこれに当たります。こうしたファイルは、テキストを選択できる PDF にしてからアップロードし直すか、テキストを直接貼り付けてください。

表の各行には次の内容が表示されます。

• タイトルとアップロードした人（「… がアップロード」）
• 種類：Markdown、テキスト、PDF
• ステータス
• 検索できる人：「全員」「限定中」「自分のみ」
• サイズ
• 利用中：この文書を使っているアシスタントの数。選ぶと、そのアシスタントと、文書をそのアシスタントに追加した人が一覧になります。

形式と上限#

文書の数が上限に達すると、「上限に達しています。アシスタントごとに 50 件、ワークスペース全体で 500 件、あなた個人のファイルは 50 件までです。先に 1 件削除してください。」と表示されます。「あなた個人のファイル」は、自分のプライベートアシスタントに追加したファイルのことです。自分だけが見られるファイルをご覧ください。

Q&A#

Q&A には「常に同じ回答を返すべき」質問を入れます。返品期限、営業時間、見積もりのルールなどです。

1. 「ナレッジ」ページの「Q&A」の欄で「Q&Aを追加」を探します。
2. 「質問」を入力します。同僚が実際に尋ねる言い方で書きます。
3. 「回答」を入力します。アシスタントに答えてほしい言い方で書きます。
4. 「対象」を選び、「Q&Aを追加」を選びます。

各 Q&A には、作成した人、最後に更新した人、「N体のアシスタントが使用」が表示されます。「N体のアシスタントが使用」を選ぶと、どのアシスタントかがわかります。「質問と回答を検索」で特定の Q&A を探せます。

Q&A と文書の違いは使われ方です。文書はまず検索され、質問に関係する段落だけが使われます。アシスタントが使っている Q&A は、ほかの内容と関連度を比べることなく、毎回の回答の前にそのまま付けられます。1 つのアシスタントが 50 件を超える Q&A を使っている場合は、質問に最も関係する 50 件だけが毎回の回答に付けられます。

検索対象：検索できる人#

文書と Q&A にはそれぞれ検索対象があり、誰が質問したときにアシスタントがそこからデータを取り出せるかを決めます。

• 「このワークスペースの全員」：既定値です。ワークスペースのどのメンバーが質問しても使われます。
• 「指定したチームのみ」：指定したチームのメンバーが質問したときだけ使われます。ほかの人が同じアシスタントに質問すると、アシスタントはこのデータが存在しないものとして答えます。

どう限定しても、ワークスペースのオーナーと管理者は常に検索できます。アシスタントが何を読んだかを監査するためです。「指定したチームのみ」を選んでチームを 1 つも指定しなかった場合はオーナーと管理者だけが検索でき、フォームに事前に注意が表示されます。

チームは先に「チームとアクセス」で作成しておく必要があります。ワークスペースにまだチームがない場合は、フォームが先に作成するよう案内します。

既存のデータの検索対象を変更するには：

1. 文書の表の「検索できる人」列、または Q&A の下で、「全員」か「限定中」を選びます。
2. 「「…」を検索できる人」ダイアログで「対象」を変更し、必要ならチームを選びます。
3. 「保存」を選びます。

このダイアログを開けるのはオーナーと管理者だけです。ほかのメンバーには表示だけが見えます。

アシスタントにナレッジを使わせる#

ナレッジに入れたデータは、アシスタントの設定ページで選ぶと使われるようになります。アシスタントの設定ページの「データソース」の欄に、「ナレッジベース」と「Q&A」の 2 つの部分があります。

• 文書：「ナレッジベースから資料を選ぶ」で 1 つ選び、「参照する」を選びます。不要になったら、その行で「参照をやめる」を選びます。ここで直接「アップロード」して文書を追加することもでき、その文書はナレッジに入ると同時にこのアシスタントで使われます。
• Q&A：「ライブラリからQ&Aを選ぶ」で 1 つ選び、「使用する」を選びます。不要になったら「使用をやめる」を選びます。

アシスタントのほかの設定はアシスタントをご覧ください。

検索テスト

アシスタントの「ナレッジベース」の欄の下に「検索テスト」があります。「テストする質問」に利用者が尋ねそうな質問を入力して「テスト」を選ぶと、アシスタントが実際に取り出す段落と Q&A が、アシスタントが読む順に一覧になります。ここで動くのは、実際の回答と同じ検索の仕組みです。

「どの視点で」では次を選べます。

• 「自分として」：あなたとして検索します。オーナーと管理者は限定されたデータもすべて見えるので、一般の同僚より結果が多くなることがあります。
• 「Agent Lab が識別できない相手として」：ワークスペースのメンバーに対応づけられない人の質問を再現します。

アシスタントがナレッジを使う仕組み#

回答のたびに、アシスタントは次のことを行います。

1. 質問に応じて、使っている文書から最も関係する段落を検索します。
2. 使っている Q&A を加えます（50 件を超える場合は、最も関係する 50 件）。
3. 検索対象で絞り込み、質問した人が検索できる内容だけを残します。

注意点：

• 検索されるのはステータスが「利用可能」の文書だけです。「待機中」や「整理中」の文書は検索されません。
• 質問した人を Agent Lab が識別できない場合、つまりこのワークスペースのメンバーに対応づけられない場合、アシスタントは文書も Q&A も使わず、指示とスキルだけで答えます。「検索テスト」で「Agent Lab が識別できない相手として」を選ぶと、この状況を確認できます。
• ナレッジの読み込みでエラーが起きても、アシスタントは止まらず、ナレッジなしでいつもどおり答えます。

自分だけが見られるファイル#

自分のプライベートアシスタントに追加したファイルは、あなたにしか見えません。これらのファイルは「ナレッジ」の文書の表に表示され、「検索できる人」は「自分のみ」になります。ワークスペースの 500 件の枠ではなく、あなた自身の 50 件の枠に数えられます。管理者の権限がなくても、自分で削除や再試行ができます。

このプライベートアシスタントを共有すると、ファイルも共有先に共有されます。

更新と削除#

• 文書を更新する：アップロードした文書の内容は直接変更できません。新しい版にするには、新しい文書をアップロードし、古い文書を使っている各アシスタントで新しい文書を参照するよう切り替えてから、古い文書を削除します。どのアシスタントを切り替える必要があるかは「利用中」の列でわかります。
• Q&A を編集する：Q&A の下で「編集」を選び、変更したら「保存」を選びます。その Q&A を使っているすべてのアシスタントが、すぐに新しい回答を使います。
• 文書を削除する：その行で「削除」を選びます。ダイアログにこの文書を参照しているアシスタントが表示されるので、確認して「文書を削除」を選びます。削除後、それらのアシスタントはこの文書を参照できなくなりますが、既存の会話は影響を受けません。この操作は取り消せません。
• Q&A を削除する：「削除」を選ぶと、ダイアログに使っているアシスタントの数が表示されます。確認して「削除」を選びます。

文書のアップロード、参照の追加と解除、検索対象の変更は、すべて「チームとアクセス」の監査ログに記録されます。

次のステップ#